Korona on muuttanut työn tekemistä pysyvästi. Vaikka osa porukasta halajaakin juuri tällä hetkellä kovasti toimistolle tapaamaan työkavereita, tullaan työtä tekemään tästä eteenpäin huomattavasti hajautetummin verrattuna aikaan ennen vuotta 2020. Tämä tuo uudenlaisia vaatimuksia myös johtamiskäytäntöihin ja tiedon jakamiseen.
‍

Vanha sanonta kertoo, että hyvä esimies on saatavilla. Ottamatta tässä kantaa siihen, onko kenenkään hyvä olla aina saatavilla (vastaus: ei ole), niin tämä on perinteisesti tarkoittanut sitä, että hyvä pomo käy pyörähtämässä tiiminsä luona päivittäin haistellen tunnelmaa ja ollen mahdollisimman helposti lähestyttävä. On se saattanut tarkoittaa myös julkilausumaa sitä, että pomon ovi on aina sen verran raollaan, että häntä voi halutessaan mennä tapaamaan.

Nyt tilanne on toinen. Työpaikalla ei enää porista kahvinkeittimen äärellä. Ketään ei näy missään ja pomokin on kotitoimistolla.

Pienenä rakentelin puhelimia jugurttipurkeista, joiden väliin oli pingotettu lanka. Hyvin toimi, kunhan etäisyys ei ollut liian pitkä, ei puhuttu päällekkäin ja kumpikin muisti osallistua langan kireällä pitämiseen. Aika lailla samoja oppeja tarjoilen nyt etätöiden johtamiseen:

• Digiaikana etäisyys on ainoastaan mielikuva, tunnelma. Digietäisyyttä voi vähentää pyrkimällä asettumaan toisen asemaan ymmärryksen lisäämiseksi ja olemalla itse avoin sekä aito.
• Kun toinen puhuu, toinen kuuntelee. Eikä ainoastaan ole hiljaa ja näpyttele puhelinta video pimennettynä vaan oikeasti kuuntelee.
• Hyvään kommunikaatioon tarvitaan kaksi. Ei auta, vaikka toinen kuinka yrittäisi, ellei toinen osapuoli halua lainkaan avata itseään keskusteluun. Vastuuhenkilö kommunikaation onnistumiseen löytyy peilistä.

YK:n alainen kansainvälisen työjärjestö ILO on laatinut Etätyöskentely Covid-19 pandemian aikana ja sen jälkeen -oppaan, josta Työterveyslaitos on tehnyt mainion yhteenvedon (https://www.ttl.fi/tyontekija/tyoaika/joustava-tyoaika/etatyon-johtaminen/). Otsikkotasolla asiat eivät ole uusia eivätkä maailmaa mullistavia. Kiinnitin kuitenkin huomiota listattuihin toimintatapoihin tiedon jakamisen sekä vuorovaikutuksen turvaamiseksi ja erityisesti siihen, kuinka usein tulisi olla yhteyksissä. Alla on karkea summeeraus ihanteellisesta kommunikaatiofrekvenssistä per osa-alue:

• Työn organisointi – kuukausittain
• Suorituksen johtaminen – joka toinen viikko
• Luottamuksen rakentaminen – kerran viikossa
• Hyvinvointi – joka toinen päivä
• Ongelmien ratkaiseminen – välittömästi (tätä tulkintaa tosin ei TTL ollut kirjoittanut omaan yhteenvetoonsa vaan korosti tiedonkeruuta ongelmien tunnistamiseksi)

Yllä oleva lista toimii selkeänä osoituksena siitä, että etäjohtaminen vie helposti enemmän aikaa ja vaatii erilaista huomiota kuin toimistojohtaminen, jossa kuulumiset vaihtuvat kuin itsestään kahvi- tai teekupposen ääressä. Ja jos haluaa olla etätyöjohtamisen mallioppilas, on helppo ynnäillä, että pienenkin tiimin etäjohtaminen on lähestulkoon kokopäivätyö.

Kommunikointi ei kuitenkaan ole pelkästään esihenkilön vastuulla vaan siihen tarvitaan molemmat osapuolet aktiivisina edistämässä tiedon jakamista. Ei siis muuta kuin puhelimia jugurttipurkeista virittelemään.

Alkuperäinen julkaisu 22.2.2021

Etätyön johtamisessa toimivat samat opit kuin jugurttipurkista tehdyssä puhelimessa (kauppalehti.fi)

‍